Møtet gjelder orientering om økonomiske forhold rundt byggeprosjektet Vilberg skole. Samtlige partier er innkalt, så det er et såkalt utvidet formannskapsmøte. Ordføreren har anbefalt at møtet lukkes for offentligheten, av hensyn til «tungtveiende offentlige interesser.»
Når kommunen har inngått kontrakter, og det blir uenighet med motparten kan det fort bli komplisert. Kommunen vil ikke avsløre sin forhandlingsposisjon, og de vurderinger som ligger til grunn for den. Dermed kan det fort ende med et lukket møte.
Møter i folkevalgte organer skal ikke lukkes for innsyn før det er vedtatt av det samme organet, i dette tilfellet formannskapet. Det betyr at innkalling og saksliste er offentlig, og møtet skal streames inntil det er gjort vedtak om å lukke møtet for offentligheten. Da blir det problematisk at møtet ikke er ført opp i kommunens møtekalender. Det kan sikkert være en forglemmelse at det ikke er gjort, all den tid det er et ekstraordinært møte. Men loven er tydelig.
Loven er tydelig: Åpent møte, ordentlig kunngjøring, og åpen saksliste
I innkallingen er det henvist til lovhjemmel for å lukke møtet; kommuneloven §§ 11-2 andre ledd bokstav b) og 11-8 samt myndighet delegert til formannskapet. Kommunelovens § 11-3 handler om innkalling og saksliste. Der står det: «Møtet skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter § 11-5.» I tillegg står det: «Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.»
Dyrt vedtak, lukket møte – uten opptak
Det er grunn til å minne om at det dyreste enkeltvedtaket Eidsvolls folkevalgte har gjort, i kommunestyrets møte 6. juli 2021. Saken som ble behandlet var «”Tildeling med forbehold midlertidig avtale for å opprettholde fremdrift knyttet til planlegging og regulering”. Siden møtet ble lukket, og Eidsvoll ikke tar opptak av lukkede møter, er det vanskelig å rekonstruere helt objektivt hva som ble sagt og gjort da det dyre vedtaket ble gjort. Vedtaket som ble gjort var å øke den økonomiske rammen for skole på Tynsåk til 470 mill kr. Dermed kunne administrasjonen tildele kontrakt uten vedtaksforbehold, til tilbyderen som hadde levert det beste tilbudet. Om en slik økning av rammen var klargjort i sakspapirene som var sendt ut i forkant ville nok partiene behandlet dette i sine grupper, for å skape ryggdekning for et slikt vedtak. Det fikk de ikke mulighet til.
Åpenhet må være hovedregelen
Venstre mener at det skal foretas opptak også av møter som er lukket for innsyn fra offentligheten. Alle møter, også ekstraordinære, skal stå i møtekalenderen. Alle møter skal streames slik at publikum får se hva som foregår, inntil det vedtas å lukke møtet for innsyn. Det bør tas opptak av møter, også når de er lukket for innsyn.