Kommunen svikter fatalt når det gjelder åpenhet til kommunens innbyggere og vanskeliggjør det politiske arbeidet ved ikke å ha tilgang til alle saksdokumenter, møteinnkallinger for alle åpne møter og ikke legge ut protokoller etter møtene på kommunens nettsider.
Her er interpellasjonen:
Interpellasjon til kommunestyremøte 31. mars 2011
Ordfører,
Et viktig trekk av et velfungerende lokaldemokrati er offentlighet om forvaltningen av
fellesskapets ressurser. I Røyken er det meningen at offentligheten skal ha innsyn i hva
administrasjonen og politikerne gjør gjennom tilgang til møteplan, sakspapirer og
protokoller på kommunens nettside.
Etter Venstres oppfatning er dessverre situasjonen i dag ikke tilfredsstillende på dette
området, da verken offentligheten eller politikere får det nødvendige innsynet i
kommunens drift. I skrivende stund er det flere møter som har blitt gjennomført de siste
månedene som ikke har blitt kunngjort, sakspapirer ikke lagt ut på nett og protokoll ikke
fremlagt. Som eksempler kan nevnes Oppvekstutvalgsmøte 17. februar, Helse- og
omsorgsutvalgsmøte 16. mars, Administrasjonsutvalgsmøte 22. mars og
Kommuneplanutvalgsmøte 22. mars. Kommuneplanutvalget og administrasjonsutvalget
er det heller ikke ført opp i møteplanen for 2011 med noen møter i det hele tatt.
Videre er det også et stort problem at når sakspapirene blir lagt ut på nett så
offentliggjøres de uten vedlegg. Dette skaper et skjevt bilde av den enkelte sak, og
vanskeliggjør den politiske prosessen. Både fordi det gjør at innbyggerne i Røyken ikke
kan gjøre seg kjent med helheten i den enkelte sak politikerne skal ta stilling til, men også
fordi det blir vanskeligere for partiene å drøfte konkrete saker da kun politikere som er
medlem eller vara til det enkelte utvalg og dermed mottar fulle sett med sakspapirer. Det
har dessverre også vært tilfeller hvor politikere som skal ha papirer ikke mottar disse. I
denne sammenhengen er det også forstemmende at det gode initiativet fra
kommuneledelsen høsten 2010 om å sende ut sakspapirer på epost ikke har blitt fulgt
opp, til tross for at mange samtykket dette.
I kommunelovens § 32 annet ledd angis det blant annet at "Innkalling til møtet skal
sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de
saker som skal behandles." Om denne paragrafen konkretiserer Overå og Bernts i
kommentarutgaven av kommuneloven fra 1993 dette til at "Normalt bør
møteinnkallingen være medlemmene i hende senest 4-5 dager i forveien."
Møteprinsippet som kommuneloven er basert på bygger på den forutsetning at utfallet av
en sak vil kunne påvirkes av den diskusjon som finner sted i møtet. For at dette skal være
tilfelle mener Venstre at administrasjonen bør tilstrebe at politikerne normalt skal ha 7
dager fra sakspapirer er mottatt til møtet avholdes for å gjøre de nødvendige
forberedelser. Dette er dessverre ikke tilfelle i Røyken i dag for alle utvalg med unntak av
kommunestyret.
Problemstillingene som er skissert viser etter Venstres oppfatning at det er nødvendig å
se helhetlig på hvordan Røyken kommune skal oppfylle kommunelovens krav til
offentlighet, og tilfredsstillende arbeidsforhold for kommunens politikere.
Forslag:
1. Så snart som mulig melder rådmannen til formannskapet hvilken teknisk løsning
som er nødvendig for å publisere sakspapirer med alle vedlegg og kart på nett.
2. Rådmannen vurder behov for å endre administrative prosesser slik at sakspapirer
til alle utvalg normalt skal være mottatt av politikere 7 dager før møte, og
samtidig publisert på nett.
Tore Hogstad
Røyken Venstre
Og her er rådmannens svar:
Svar på interpellasjon fra Tore Hogstad Røyken Venstre
Interpellasjonen peker på manglende offentliggjøring av sakspapirer på nett, og at dette igjen gjør at offentligheten ikke får nødvendig tilgang til møteplan, sakspapirer og protokoller på kommunens nettside.
Røyken kommune benytter i dag en "gammel" løsning som har hatt mange problemer og løsningen har således vært ustabil. Kommunen har bestilt implementering av en ny Demokratimodul som er i bruk hos Sande, Svelvik og Drammen kommune i dag.
Det er besluttet å gjennomføre umiddelbare tiltak for å få dette på plass. Allerede i april starter implementeringen og det er forventet å få alle møter kunngjort på nett, med nødvendige sakspapirer og fremlagt protokoll til alle møter etter sommerferien. Parallelt vil administrasjonen gå gjennom rutinene for fremlegging av politiske saker og se på hvordan man skal få til en bedre kvalitetssikring og en strammere tidsfrist slik at det vil være oppnåelig å få sakene ut på nett 7 dager før møtet.
Vi ser også på en løsning hvor vi vil gi medlemmene av utvalg, samt pressen en melding på SMS når møtedokumentene er lagt ut. Røyken kommune ønsker med dette å komme dit at medlemmene selv blir ansvarlig for å laste ned dokumenter eller skrive de ut.
Samtidig i denne fasen jobber vi med å få publisert både utgående og inngående postlister slik at vi også følger loven hva gjelder dette.
Røyken kommune er også med i en anbudsforespørsel om "papirløse politikere" som er drevet frem av Drammen kommune. Vi er kun med som opsjon da vi ikke har satt av midler til dette. Dette er en forlengelse av den løsningen som vil bli implementert i april til juni og vil i tillegg gi politikerne mulighet til å dele dokumenter og notater, kunne notere i disse og eventuelt oppdatere. Dette vil gi en mer effektiv arbeidsprosess og arbeidsformen vil også gjøre at færre vil skrive ut sakspapirer, men jobbe med de på Pcen.
Kommunalsjef for IKT og kvalitet vil følge opp prosessen for å se på helheten slik at man sikrer at man oppfyller kommunelovens krav til offentlighet og samtidig gir kommunens politikere tilfredsstillende arbeidsforhold.